Stappenplan - Documenten

Het is nu tijd om documenten aan Normity toe te voegen. Wellicht heb je al de nodige documenten, bijvoorbeeld omdat je je kwaliteitssysteem of informatiesysteem al in bijvoorbeeld Excel of Word hebt vastgelegd. Of misschien sta je nog aan het begin en moeten de documenten nog worden opgesteld. Hoe je situatie ook is, Normity ondersteunt je in je complete documentbeheer.

Normity heeft een centrale plaats voor alle documenten. Die documenten kun je vervolgens binnen allerlei onderdelen koppelen, bijvoorbeeld als bewijslast, als procedure bij een taak, als leverancierbeoordeling of bij een applicatie. Op al die plaatsen kun je dan ook bestaande documenten koppelen OF nieuwe documenten toevoegen.

Soorten documenten

Natuurlijk hoef je niet alle documenten direct in Normity te zetten. Misschien heb je documenten die vertrouwelijk zijn of al op een andere locatie worden beheerd. Normity onderkent daarvoor meerdere soorten documenten:

• Originelen: documenten die in Normity worden beheerd
• Kopieën: documenten waarvan Normity een kopie heeft
• Verwijzingen: documenten die elders staan
• Intern: documenten die in Normity zelf worden gemaakt
• BPMN diagrammen: procesdiagrammen voor bedrijfsprocessen

Normity ondersteunt al deze documenten. Zo kun je bijvoorbeeld aan een verwijzingsdocument (bijvoorbeeld het privacybeleid wat op de website te vinden is) ook een planning hangen. Ook kun je deze in Normity koppelen aan bijvoorbeeld incidenten of applicaties. Geen probleem!

Importeren

Start je net met Normity, dan is het wellicht handig om van de importfunctie gebruik te maken. Daarmee kun je snel meerdere documenten aan Normity toevoegen.

• Klik in het linkermenu op 'Beheer'
• Klik op de tegel Importeren
• Ga naar het tabblad Documenten
• Hier kun je documenten importeren

Inmiddels is het ook mogelijk om meerdere documenten ineens zelfstandig te uploaden in Normity. Daarvoor is de bulk optie beschikbaar. Je kunt dat dus zonder tussenkomst van ons doen. Let er daarbij wel op dat alle bulkdocumenten dan dezelfde metadata krijgen die je hebt opgegeven (eigenaar, uitvoerder etc.). Bij het bulk uploaden op deze wijze krijgt elk document automatisch dezelfde metadata. Natuurlijk heeft ieder document in dat geval wel een eigen titel. Dat is identiek aan de bestandsnaam. Bulk uploads doe je als volgt:

• Klik in het linkermenu op 'Documentatie'
• Klik in het submenu op 'Documenten'
• Klik op de knop 'Nieuw'
• Klik op de optie 'Bulk'

Gegevens

Documenten die je toevoegt hebben vanzelfsprekend basisgegevens, zoals de titel, de locatie en de grootte van het document. Deze documenten kun je vervolgens verrijken met allerlei aanvullende informatie. Dit geef je deels op bij het toevoegen, deels bij het wijzigen van documenten. Daarbij moet je onder andere denken aan:

Versiebeheer

Normity biedt volledig versiebeheer aan voor alle documenten. Dit geldt vanzelfsprekend alleen voor documenten die je daadwerkelijk aan Normity hebt toegevoegd, met name originelen en interne documenten. De geschiedenis ervan blijft ook beschikbaar in Normity. Zo kun je op ieder moment oudere versies kijken en vergelijken.

Workflow

Normity bevat verder workflow voor documentbeheer. Zo kun je documenten ter beoordeling aan collega's toekennen. De eventuele aanpassingen en uiteindelijke beoordeling worden ook in Normity vastgelegd. Op die manier weet je altijd welk document bij wie ligt en welke aanpassingen zijn gedaan.

Om de workflow op te zetten, zet je een document op de status Concept. Je krijgt vervolgens een extra veld te zien, waarbij je kunt aangeven aan wie je het document toekent. Hierbij heb je de volgende opties:

• Aan jezelf: iedereen ziet dan dat je nog niet klaar bent met dit document
• Aan een ander: het document ligt nu bij die persoon ter controle

Kies je voor dat laatste, dan stuurt Normity die persoon een mailtje met een uitnodiging om het document te beoordelen. Het document kan nu ook door niemand anders worden gewijzigd. De ontvanger zelf kan het document - voorzien van commentaar - afkeuren of goedkeuren.

Planning

Aan documenten kan een planning worden gekoppeld. In veel gevallen gaat het dan om een periodieke herbeoordeling van een document. Bijvoorbeeld het jaarlijks herbeoordelen van het back-up en restore plan. Om maar eens wat te noemen. Deze kun je netjes in de tijd plannen.

Voorwaarde om een document te kunnen plannen is dat het document een uitvoerder heeft. Dit kan een persoon of een functie zijn. Koppel je een document aan een functie EN zijn meerdere personen aan die functie gekoppeld, dan zijn al deze personen de uitvoerder. Wil je een document plannen, ga dan als volgt te werk:

• Klik in het linkermenu op 'Documentatie'
• Klik in het submenu op 'Documenten'
• Selecteer het betreffende document
• Controleer dat het document een uitvoerder heeft
• Ga naar het tabblad Planning

Je kunt bij het plannen van documenten op twee manieren te werk gaan. Ofwel je geeft zelf de (losse) datums op waarop je het document wilt beoordelen, of je geeft het document een periodieke planning. Dat laatste heeft in de meeste gevallen de voorkeur, omdat je dan niet ieder jaar opnieuw nieuwe datums op hoeft te geven. Alleen in die gevallen waarin je nu al weet dat een document slechts een paar keer hoeft te worden beoordeeld, verdient het opgeven van losse datums de voorkeur.

Bij de periodieke planning staan jou de volgende opties ter beschikking:

• Frequentie
  Hier geef je aan of je de planning op maandbasis wilt doen, of op basis van een bepaalde periode in maanden. Die laatste optie is alleen interessant wanneer je een afwijkende periode wilt hanteren, bijvoorbeeld tweejaarlijks (24 maanden) of iedere 7 maanden. In alle andere gevallen kun je gewoon kiezen voor maandbasis.
• Maand
  Heb je gekozen voor een planning op maandbasis, dan selecteer je hier in welke maanden van het jaar je de beoordeling wilt laten plaatsvinden. Dat kan één maand per jaar zijn, maar ook meerdere maanden per jaar. Dus een controle ieder jaar in maart en september is zo eenvoudig te selecteren. Selecteer eenvoudigweg de gewenste maanden.
• Startend op
  Hier geef je op vanaf welke datum je de planning wilt laten starten. Door deze datum te wijzigen, kun je er bijvoorbeeld voor zorgen dat een planning pas later begint. Je zou er zelfs voor kunnen zorgen dat er planningsmomenten in het verleden worden gemaakt!

Het kan natuurlijk voorkomen dat de eenmaal opgegeven planning niet langer juist is. Bijvoorbeeld omdat je het in het vervolg in een andere maand wilt controleren. Of er vallen een aantal controlemomenten uit. Of misschien wil je wel helemaal het document niet meer beoordelen, omdat het gearchiveerd wordt. Dan hoef je niet alle planningsmomenten handmatig te wijzigen. Dit kun je direct in dit overzicht aanpassen. Daarbij gelden de volgende uitgangspunten:

• Toevoegen: Klik op het plusteken in het planningsoverzicht om direct een controlemoment toe te voegen.
• Verwijderen: Klik op het icoon en kies in de popup voor de status Geannuleerd om een moment te verwijderen.
• Wijzigen: Maak hierbij gebruik van een combinatie van verwijderen en toevoegen om de momenten te verplaatsen.

BPMN diagrammen

BPMN diagrammen zijn een specifiek soort document die gebruikt worden om bedrijfsprocessen visueel weer te geven. Deze diagrammen helpen bij het begrijpen en verbeteren van processen binnen de organisatie. Je kunt in Normity deze diagrammen rechtstreeks tekenen en bewerken! Vanzelfsprekend komt daar het nodige bij kijken. Vandaar dat we een apart blog-item over de BPMN diagrammen hebben geschreven. Daarin wordt het gebruik ervan uitgebreid behandeld!

Interne documenten

Normity biedt de mogelijkheid om direct in Normity documenten aan te maken. Dus geen gedoe meer met uploaden, downloaden, Microsoft 365, Google Docs etc. Gewoon de documenten direct in Normity zelf toevoegen, wijzigen en beheren. En je hebt gewoon alle Normity functionaliteit tot jouw beschikking, zoals planning, versiebeheer, workflow etc. Een nieuw intern document maak je eenvoudig als volgt:

• Klik in het linkermenu op 'Documentatie'
• Klik in het submenu op 'Documenten'
• Klik op 'Nieuw'
• Kies de optie 'Intern'
• Je kunt nu het document opstellen

Ook een intern document kun je downloaden. Standaard heeft een intern document geen opmaak als een header en footer, maar deze kun je in Normity wel standaard toevoegen aan interne documenten. Hoe je dat doet, lees je hier.

Bij interne documenten kun je gebruik maken van zogenaamde standaardvelden. Dit zijn velden die je kunt opnemen en die automatisch worden ingevuld wanneer je het document opvraagt of downloadt. Bij een intern document heb je altijd de knop 'Standaardvelden' beschikbaar. Klik je daar op, dan zie je precies welke velden beschikbaar zijn.

Koppelingen

We gaven al aan dat je ieder toegevoegd document op meerdere plaatsen in Normity kunt koppelen. Dit is natuurlijk fijn, maar het risico bestaat dat je het overzicht verliest waar een document allemaal wordt gebruikt. Om dat voor te zijn, biedt Normity ook de mogelijkheid om bij ieder document op te vragen waar een document wordt gebruikt. Dit doe je als volgt:

• Ga naar Documenten
• Kies het document
• Ga naar het tabblad Koppelingen

Je kunt vanuit hier niet alleen de verwijzingen bekijken, maar deze ook meteen opvragen (mits je daarvoor natuurlijk voldoende rechten hebt). Op deze manier heb je altijd meteen een overzicht van de plaatsen waar een document wordt ingezet.

Preview

Wil je documenten even inzien, maar niet downloaden? Geen probleem: Normity biedt een preview functie op vrijwel alle bekende documenten. Denk bijvoorbeeld aan PDF, DOC(X), XLS(X), JPG, PNG etc. Je kunt deze preview functie activeren via de Instellingen. Er zijn meerdere previewers beschikbaar, je kiest zelf welke het beste bij jou past.

Download alle

Het kan gebeuren dat je alle documenten in Normity ineens wilt downloaden. Geen probleem. Helemaal onderaan het overzicht met Documenten kun je alle documenten uit je selectie ineens downloaden. Dus inclusief de interne documenten! Je krijgt meteen een ZIP bestand met daarin alle documenten. Let wel: een paar documenten worden niet aan het ZIP bestand toegevoegd:

• Documenten die niet downloadbaar zijn
• Documenten die buiten jouw selectie vallen
• Documenten in mappen waarop jij geen rechten hebt

Wil je een ZIP bestand van jouw selectie van documenten? Dit doe je als volgt:

• Klik in het hoofdmenu op 'Beheer'
• Klik op de tegel 'Documenten'
• Ga naar het tabblad 'Download'
• Klik op 'Download alle'