Stappenplan - Privacy

Normity bevat een uitgebreide privacy module. Deze module helpt jou om grip te krijgen op jouw privacy verplichtingen. De module bestaat uit een aantal onderdelen die wij hieronder zullen toelichten. Daarnaast bevat Normity vanzelfsprekend verschillende normenkaders die hier relevant zijn, waaronder het AVG Borgingsproduct en de AVG Bestendigheid.

Je hoeft natuurlijk niet perse deze module te gebruiken. Veel organisaties leggen bijvoorbeeld hun verwerkingsregister nog vast in een Excelbestand. Op zich niets mis mee, maar Normity biedt wel wat voordelen. Zo kun je direct alle eigenaren van verwerkingen mailen vanuit Normity, om maar een voorbeeld te noemen. Met onze vele importfuncties is een overstap bovendien zo gepiept.

De meeste onderdelen hebben basisinformatie als persoonsgegevens, incidenttypen en betrokkenen nodig om goed te kunnen werken. Alle reden dus om deze module serieus te overwegen!

Verwerkers

Je kunt in dit onderdeel alle verwerkers vastleggen. Bij het beheren van je leveranciers kun je per leverancier aangeven of deze ook een verwerker is. Zo ja, dan verschijnt deze in dit overzicht. Je kunt in dit onderdeel allerhande extra privacygerelateerde informatie toevoegen, bijvoorbeeld welke verwerkingen aan de leverancier zijn gekoppeld, wie de FG is etc. Op deze manier zorg je voor een compleet beeld van de verwerkers. Je kunt daarbij ook vastleggen welke belang deze verwerker heeft voor jouw organisatie. Dit belang wordt ook getoond in het overzicht met alle verwerkers.

Aan de verwerker kun je vervolgens allerhande relevante informatie koppelen. Denk bijvoorbeeld aan de verwerkingen waarbij de verwerker is betrokken, de applicaties, acties en natuurlijk welke documenten. Bij dat laatste kun je bijvoorbeeld denken aan bepaalde contracten, verwerkersovereenkomsten, afgesloten geheimhoudingsverklaringen etc. Verwerkers beheer je als volgt:

• Klik in het hoofdmenu op 'Privacy'
• Klik in het submenu op 'Verwerkers'

Verwerkingen

In Normity kun je als organisatie één of meerdere verwerkingsregisters beheren. Bijvoorbeeld een interne en een externe, of een extra verwerkingsregister voor de Wpg. Dat laatste ondersteunt Normity vanzelfsprekend ook! Heb je meerdere registers? Die maak je als volgt aan:

• Klik in het hoofdmenu op 'Beheer'
• Klik op de tegel 'Privacy'
• Klik op het tabblad 'Verwerkingsregister'

Heb je deze aangemaakt, dan zie je de verschillende verwerkingsregisters terug in het overzicht als tabbladen.

Een verwerkingsregister zelf bestaat altijd uit een reeks verwerkingen. Per verwerking kun je binnen Normity veel informatie vastleggen, bijvoorbeeld welke persoonsgegevens worden gebruikt, wat de grondslagen zijn, welke applicaties relevant zijn, wat de bewaartermijnen zijn etc. En mocht je toch nog bepaalde persoonsgegevens extra willen opnemen, dan kun je die via de stamtabellen zelf aanmaken!

Je kunt erg veel informatie per verwerking vastleggen. Dat is natuurlijk niet allemaal verplicht. Je kiest zelf welke informatie je op een bepaald moment per verwerking vastgelegd wilt hebben. Zorg er wel voor dat je aan alle wettelijke verplichtingen voldoet. Wil je met verwerkingen aan de slag? Doe dan het volgende:

• Klik in het hoofdmenu op 'Privacy'
• Klik in het submenu op 'Verwerkingen'

Heb je al een bestaand verwerkingsregister en wil je overstappen naar Normity? Geen probleem, je kunt eenvoudig je bestaande register(s) importeren en daarna in Normity verder beheren. Zie hiervoor het onderdeel Importeren.

Misschien had je het al gezien, maar op het overzicht van verwerkingen is ook een knop 'Exporteer' te vinden. Met deze knop kun je alle verwerkingen uit het geselecteerde verwerkingsregister exporteren naar een Excelbestand. Dit bestand kun je vervolgens gebruiken voor bijvoorbeeld rapportagedoeleinden of om de gegevens in een ander systeem te importeren. Het exportbestand bevat alle relevante informatie per verwerking, netjes gestructureerd in kolommen. En mocht je nu meerdere verwerkingsregisters hebben, dan kun je bij de export zelf aangeven van welke registers je de verwerkingen wilt exporteren.

Verzoeken

En tenslotte kun je in de privacy module ook de verzoeken van betrokkenen vastleggen. Dit zijn verzoeken die gebaseerd zijn op de zogenaamde rechten van betrokkenen. Hierbij moet je denken aan het recht op inzage, recht op vergetelheid, recht op identificatie etc. Krijg je een dergelijk verzoek, dan moet deze zorgvuldig worden afgehandeld. De vastlegging hiervan doe je in Normity. Wil je de verzoeken ook in Normity gaan vastleggen? Dit doe je als volgt:

• Klik in het hoofdmenu op 'Privacy'
• Klik in het submenu op 'Verzoeken'