Met documentsjablonen in Normity werk je sneller en consistenter: je definieert één keer de opmaak en structuur van procedures, formulieren of beleidsstukken, en hergebruikt die voor alle nieuwe documenten. In dit artikel leggen we uit hoe je sjablonen opzet, beheert en koppelt aan documenttypes binnen je managementsysteem.
In Normity kun je met sjablonen werken. Dit zijn eigenlijk vooringevulde documenten die je later nog verder in kunt vullen. Denk bijvoorbeeld aan een checklist bij een taak of een sjabloon voor een brief aan een leverancier. Om maar een paar voorbeelden te noemen. In dit blogitem gaan we je stap voor stap meenemen bij de werking en de werkwijze van sjablonen. Lekker praktisch, zoals jullie van ons gewend zijn!
We gaan eens beginnen bij het aanmaken en beheren van sjablonen. We nemen daarbij het voorbeeld van een sjabloon voor het aanvragen van een budget. Om dit sjabloon aan te maken (en later te wijzigen) nemen we de volgende stappen:
Met de editor kunnen we nu het sjabloon onze eigen opmaak geven. Tabellen, vetgedrukt, inspring, afbeeldingen, alles is daarbij mogelijk. Zijn we tevreden over het sjabloon, dan klikken we op 'Opslaan'.
We kunnen nu deze sjablonen inzetten op iedere plek waar we de zogenaamde interne documenten kunnen aanmaken. Een mooie plek is ook bij een taak, maar daar komen we straks op. Laten we eerst eens kijken hoe we een nieuw document kunnen maken op basis van het zojuist aangemaakte sjabloon.
Je zult zien dat je nu de optie hebt gekregen om een sjabloon te kiezen. Kies je voor het zojuist aangemaakte sjabloon voor het aanvragen van een budget, dan verschijnt er eerst een popup die je nog even laat zien hoe het sjabloon er ook alweer uit ziet. Nog steeds tevreden? Klik dan op de knop 'Pas toe' en de inhoud van het document wordt gevuld met het sjabloon!
Persoonlijk worden wij vooral blij van sjablonen bij taken. Taken zijn natuurlijk vaak controles, bijvoorbeeld of alle brandblussers nog steeds een geldige datum hebben, of alle logbestanden beschikbaar zijn etc. etc. Deze lenen zich over het algemeen goed voor een sjabloon.
Wil je een sjabloon gaan inzetten bij een taak, doe dan het volgende:
Je hebt nu het sjabloon gekoppeld aan de taak. Ga je nu een moment van die taak afsluiten, dan kun je meteen het sjabloon inzetten om een nieuw document aan dat moment te koppelen. Dit doe je als volgt:
Je zult zien dat er een extra knop is verschenen: 'Nieuw sjabloon document'. Klik je daarop dan opent een popup en kun je meteen het sjabloon invullen. Sla je deze op, dan wordt dit document meteen toegevoegd en gekoppeld aan het moment. Je registratie is compleet!
Handig he, die sjablonen? Wij zijn er enthousiast over, en onze huidige klanten ook. Hopelijk heeft deze introductie duidelijk gemaakt wat je met de sjablonen kunt. Mocht je nog vragen of opmerkingen hebben, dan weet je ons natuurlijk te vinden!