Stappenplan - Acties

Na de taken is het nu tijd voor de acties. Eigenlijk horen taken en acties wel een beetje bij elkaar. Taken zijn eigenlijk te zien als regelmatig terugkerende acties. Acties zijn daarentegen juist eenmalig: het ophangen van een sleutelkast, het verwerken van een resultaat uit de interne audit, het aanmaken van een account voor iemand.

Acties kunnen ontstaan vanuit verschillende bronnen. Bijvoorbeeld een interne audit, een pentest, een uitgevoerde risicoanalyse, een directiebeoordeling en natuurlijk ook een taak. Bijvoorbeeld omdat je tijdens een controlemoment hebt geconstateerd dat een afwijking moet worden opgelost. In Normity kun je op allerlei plaatsen acties aanmaken. Een actie kan aan heel veel verschillende items zijn gekoppeld. Natuurlijk ook aan één of meerdere normelementen als bewijslast. Maar daarover later meer.

Acties aanmaken

Op verschillende plekken in Normity kun je acties aanmaken. Bijvoorbeeld bij een geconstateerd risico, bij een applicatie, een taak of een wettelijke eis. Om maar een paar plekken te noemen. De mogelijkheid om deze aan te maken vind je dan altijd onder het tabblad 'acties' bij dat element. Hieronder zie je daarvan een voorbeeld.

Alle acties zijn ook beschikbaar via de module Activiteiten. Je komt hier als volgt:

• Klik in het menu op 'Activiteiten'
• Klik in het submenu op 'Acties'

Je vindt hier alle acties. Via de parameters bovenin het scherm kun je de acties verder filteren, bijvoorbeeld op status of op eigenaar.

Koppelingen

Een actie kan meerdere koppelingen hebben. Bijvoorbeeld aan wettelijke eisen (zoals hierboven), risico's en incidenten. En zelfs aan andere acties! Het risico bestaat natuurlijk dat het hierdoor wat onoverzichtelijk gaat worden. Daarom is in Normity bij iedere actie een tabblad aanwezig waarop je al deze koppelingen overzichtelijk gepresenteerd krijgt. Deze zie je als volgt:

• Klik in het menu op 'Activiteiten'
• Klik in het submenu op 'Acties'
• Open de betreffende actie
• Klik op het tabblad 'Koppelingen'

Los of bij taak?

In Normity wordt onderscheid gemaakt tussen acties die horen bij een taak en losse acties. In de praktijk merk je niet zoveel van dat verschil, maar het kan natuurlijk voorkomen dat je ten onrechte een actie hebt gekoppeld aan een taak, of juist ten onrechte een losse actie hebt aangemaakt. Dit kun je wijzigen door de knop 'Koppel' / 'Ontkoppel', die bij iedere actie rechtsboven te vinden is. Wil je een actie alsnog koppelen aan een taak, dan verschijnt een popup om de taak (en het bijbehorende moment) te selecteren.

Doeltreffendheid

Je kunt bij een actie ook de doeltreffendheid vastleggen. Bij sommige normen is dat verplicht, maar ook in het kader van kwaliteitsverbetering is dit een verstandige keus. Je houdt dan immers bij hoe effectief jouw aanpassingen zijn geweest. Voorwaarde om dit te kunnen doen, is dat je bij de actie het doel hebt gedefinieerd. Dit doe je als volgt:

• Klik in het menu op 'Activiteiten'
• Klik in het submenu op 'Acties'
• Open de betreffende actie
• Vul een doel in onder het kopje 'doel'

Is de actie afgerond (kortom: de status is op 'klaar' gezet), dan kun je de doeltreffendheid vastleggen. Dit doe je op de volgende plek:

• Klik in het menu op 'Activiteiten'
• Klik in het submenu op 'Doeltreffendheid'
• Klik op het icoontje 'doeltreffendheid'
• Er opent een popup
• Geef hier de doeltreffendheid aan

Je geeft de doeltreffendheid aan als een percentage. In je beleid heb je - als het goed is - opgenomen wat de consequenties van bepaalde percentages zijn. Misschien heb je vastgelegd dat een percentage onder de 40% automatisch betekent dat een vervolgactie moet worden aangemaakt. Die nieuwe actie kun je direct aanmaken vanuit dit overzicht!

Rapportage aantallen

Wil je snel weten hoe de voortgang van de acties is? Je kunt op allerlei manieren selecties maken op de acties. Ook kun je een overzicht opvragen van de status van de taken en acties via het onderdeel Monitoring. Daarbij bepaal je zelf voor welke peildatum je dit wilt weten. Je komt als volgt bij het onderdeel Monitoring:

• Klik in het menu op 'Activiteiten'
• Klik in het submenu op 'Monitoring'

Soms volstaat het om eenvoudig een overzicht op te vragen van alle acties, en per status het aantal acties te zien. Dit is bijvoorbeeld handig om management snel inzicht te geven in de voortgang. Dit overzicht is eveneens in Normity beschikbaar, en wel als volgt:

• Klik in het menu op 'Activiteiten'
• Klik in het submenu op 'Acties'
• Maak via de parameters de gewenste selectie
• Klik op de knop 'Aantallen'

Acties exporteren

Je kunt ook acties exporteren. In dat geval krijg je van Normity een Excelbestand terug met daarin alle (vrijwel) alle informatie die van een actie beschikbaar is. Je bent daarbij met andere woorden niet beperkt tot de velden die op dat moment op het scherm staan. Zo'n export is superhandig wanneer je een eigen analyse los wilt laten op de aanwezige informatie. Een export maak je eenvoudig als volgt:

• Klik in het menu op 'Activiteiten'
• Klik in het submenu op 'Acties'
• Maak de selectie van acties die je zoekt
• Druk op de knop 'exporteer'

Acties controleren

Je kunt bij acties controleurs opgeven. Maar hoe werkt dat nou precies, dat controleren van acties? Stel dat je een actie hebt uitgevoerd. Heb je opgegeven wie de controleurs zijn en zet je die actie op de status Gedaan, dan moet die actie gecontroleerd worden. Alle controleurs ontvangen daarvan direct een bericht. Totdat de actie daadwerkelijk is beoordeeld, kunnen er ook geen wijzigingen meer worden aangebracht aan de actie.

Heeft de controleur de actie beoordeeld, dan kan hij aangeven of hij met de uitvoering akkoord is of niet. Is hij niet akkoord, dan gaat de status van de actie terug naar To Do. Het commentaar van de controleur wordt altijd toegevoegd aan het logboek.

Nu kan het voorkomen dat een actie maar niet gecontroleerd wordt. In dat geval kan een gebruiker met het recht 'Actie controle afbreken' altijd een controle afbreken. Dit is een recht dat je toe moet kennen aan een gebruiker via:

• Klik in het menu op 'Beheer'
• Klik op de tegel Gebruikers
• Selecteer de betreffende gebruiker
• Selecteer het recht 'Controle afbreken'

Breek je een controle op deze manier af, dan wordt de controle geacht te zijn uitgevoerd. Dit is altijd terug te zien in het logboek.