Stappenplan - Organisatie
Stap voor stap aan de slag met Normity
Goed werk! We zijn nu toegekomen aan het in kaart brengen van jouw organisatie. Zoals we eerder al hebben aangegeven bepaal je zelf met welke onderdelen van Normity je begint. Vaak is het verstandig om niet alles tegelijk te doen. Zo kun je eerst eens beginnen met bijvoorbeeld het onderdeel Applicaties. Of Wettelijke eisen. Of Leveranciers. Wat voor jou goed werkt. Maak daarin je eigen keus.
Los van de normeisen kun je er natuurlijk ook zelf voor kiezen om bepaalde informatie in Normity te gaan vastleggen. Weeg daarbij ook af waar voor jou de meeste winst valt te halen. Misschien ben je al begonnen met het in kaart brengen van bedrijfsmiddelen, maar komt dat onderdeel nog niet helemaal uit de verf. Juist dan kan Normity je net dat stapje verder brengen. Hieronder lopen we alle onderdelen langs.
Misschien denk je: "ja, maar wij hebben onze items al in een andere toepassing staan". En dat is natuurlijk ook prima. Omdat Normity een geïntegreerd systeem is, biedt Normity gelukkig aardig wat mogelijkheden om deze informatie toch te koppelen. Zo hoeft een document niet per se in Normity te staan, maar kun je ook verwijzingen maken. En soms is het ook voldoende om alleen de basisinformatie in Normity vast te leggen. En dan hebben we ook nog eens verschillende koppelingen ter beschikking staan met andere toepassingen!
In onze Getting Started gids staan we hier verder bij stil.
| Afdelingen | In dit onderdeel leg je de afdelingen vast van je organisatie. Dit is niet noodzakelijk voor het gebruik van Normity, maar wel handig. Aan die afdelingen kun je namelijk allerhande zaken koppelen, zoals verwerkingen, klachten, medewerkers en documenten. Zoals je je kunt voorstellen kan dat interessant zijn bij het uitdelen van verantwoordelijkheden, maar ook voor rapportage achteraf. Hier komt je als volgt
Meer details: Afdelingen. |
|---|---|
| Applicaties | In dit onderdeel leg je al je applicaties vast. Het is zeker zinvol om dit binnen Normity vast te gaan leggen, omdat zoveel andere onderdelen daar ook aan gekoppeld kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan de risico's, leveranciers, afdelingen of te nemen acties. Bovendien kun je in dit onderdeel ook zogenaamde BIV (Beschikbaarheid, Integriteit en Vertrouwelijkheid) analyses uitvoeren. Zorg er wel voor dat je vooraf je applicatietypen hebt vastgelegd. Voor de applicaties is ook een importfunctie beschikbaar.
Meer details: Applicaties. |
| Bedrijfsmiddelen | Het is binnen Normity ook mogelijk om je bedrijfsmiddelen vast te leggen. Denk hierbij aan je bureau's, laptops, brandblussers en meer. Zorg ervoor dat je vooraf je de stamtabellen van bedrijfsmiddelen hebt gevuld. Bij een bedrijfsmiddel kun je veel informatie kwijt, onder andere de aanschafprijs, het aantal, serienummers en meer. Je kunt ieder bedrijfsmiddel verder koppelen aan een leverancier en een ruimte. Ook kun je er planningen aan koppelen. En niet onbelangrijk: in Normity kun je ook de inname en uitgave vastleggen, evenals het kostenverloop. Voor de bedrijfsmiddelen is ook een importfunctie beschikbaar.
Meer details: Bedrijfsmiddelen. |
| Belanghebbenden | In dit onderdeel leg je je belanghebbenden (ook wel stakeholders genoemd) vast. Je kunt daarbij allerhande extra informatie vastleggen, bijvoorbeeld of het een interne of externe belanghebbende betreft, welke relevantie de belanghebbende heeft, de verwachtingen etc. Verder kun je per belanghebbende de eisen vastleggen die zij aan jouw organisatie stellen.
Meer details: Belanghebbenden. |
| Competenties | Heb je het onderdeel competentietypen gevuld, dan kun je zelf je competenties toevoegen, wijzigen of verwijderen. Wanneer je daartoe rechten hebt, kun je ook de competenties van anderen beheren. Iedere competentie kan ook worden voorzien van een planning. Op die manier vergeet je bijvoorbeeld nooit om tijdig je certificaten te verlengen of een vernieuwing aan te vragen van je kwalificatie!
|
| Contactpersonen | Je kunt in Normity ook contactpersonen beheren. Je bepaalt zelf wie je wel en niet toevoegt. Contactpersonen zijn onder andere handig om snel toegang te hebben tot alle belangrijke contactpersonen voor wat betreft je kwaliteitssysteem. Maar het is ook handig wanneer je je applicaties vastlegt in Normity. Bij iedere contactpersoon kun je namelijk vastleggen of deze persoon een functioneel beheerder is. Zo ja, dan kun je deze persoon vervolgens koppelen aan je applicaties.
|
| Doelstellingen | Doelstellingen leg je eveneens vast in Normity. Je kunt meerdere doelstellingen definiëren en per doelstellingen ook de metingen vastleggen. Zo heb je altijd inzicht in jouw doelstellingen. Doelstellingen kunnen je weer koppelen aan andere items, zoals documenten, processen en taken.
Meer details: Doelstellingen. |
| Incidenten | Vervelend maar waar: iedere organisatie krijgt te maken met incidenten. Incidenten moeten worden opgelost, maar je kunt er natuurlijk ook van leren. Bijvoorbeeld waar in je organisatie het vaker mis gaat, hoe je het structureel kunt voorkomen voor de toekomst etc. Voor het goed vastleggen en verwerken van incidenten is deze module bij uitstek geschikt. Je kunt bovendien alle medewerkers eenvoudig via Normity incidenten laten melden! Het enige dat je vooraf moet doen is eenmalig de incidenttypen toevoegen. Voor de incidenten is ook een importfunctie beschikbaar.
Meer details: Incidenten. |
| Kennisbronnen | Kennisbronnen zijn eenvoudigweg plaatsen die je inzet om je kennis up to date te houden. Dat is niet alleen handig, maar in sommige normen zelfs verplicht. Je kunt de kennisbronnen in Normity beheren, mits je vooraf de kennisbrontypen (een indeling) hebt opgegeven. Iedere medewerker kan - indien gewenst - vervolgens zijn of haar eigen kennisbronnen beheren.
|
| Klachten | Klachtregistratie is eveneens mogelijk binnen Normity. Dit is een uitgebreide module. Zo kun je bijvoorbeeld streefdatums vastleggen, analyses uitvoeren en vastleggen, beoordelingen geven en ook de kosten per klacht vastleggen.
Meer details: Klachten. |
| Leveranciers | We zijn aangekomen bij de leveranciers. Wil je leveranciers kunnen toevoegen, dan moet je eerst even de leveranciertypen toevoegen. Vervolgens kun je van iedere leverancier onder meer de contactgegevens vastleggen, evenals onder andere de applicaties die de leverancier (eventueel) levert en relevante documenten. Ook kun je aangeven of de leverancier een verwerker is. Zo ja, dan is de leverancier ook beschikbaar in de privacy module van Normity. Je kunt dan ook onder andere verwerkingen koppelen aan de leverancier. En zo kun je voor de leveranciers nog veel meer vastleggen! Voor de leveranciers is ook een importfunctie beschikbaar.
Meer details: Leveranciers. |
| Processen | In Normity kun je verder de processen vastleggen. Je kiest zelf wat je van deze processen wilt vastleggen. Zo kun je - naast de details - ook de kriticiteit, verantwoordelijkheden, gerelateerde acties en documenten vastleggen. En vanzelfsprekend de input en output, perfect voor bijvoorbeeld een ISO 9001 traject.
Meer details: Processen. |
| Verbeterregister | In het verbeterregister leg je afwijkingen vast die zijn geconstateerd. Bijvoorbeeld vanuit een interne audit of management review. In dit register kun je ook de verbetermaatregelen vastleggen die je gaat uitvoeren, en de voortgang hiervan bijhouden. Natuurlijk is een item uit het verbeterregister te koppelen aan andere items, bijvoorbeeld risico's, documenten, acties en taken.
Meer details: Verbeterregister. |
| Wettelijke eisen | Sommige normen vereisen dat je de wettelijke eisen vastlegt. Hiervoor is dit onderdeel in Normity geschikt. Per wettelijke eis geef je onder andere aan op welke wijze deze van toepassing is op jouw organisatie, hoe je hebt geborgd dat je als organisatie aan deze eis voldoet, en wat daarvoor je aanpak is. Je kunt wettelijke eisen indelen in zogenaamde wettypen.
|
Inhoud
We raden nieuwe gebruikers aan om het stappenplan stap voor stap door te nemen. Maar natuurlijk kun je ook meteen naar een pagina springen!
- Introductie
- Schermopbouw
- AI integratie
- Normen
- Modules
- Instellingen
- Toepasselijkheid
- Basisinformatie
- Importeren
- Gebruikers
- Organisatie
- Documenten
- Taken
- Acties
- Afdelingen
- Applicaties
- Bedrijfsmiddelen
- Belanghebbenden
- Doelstellingen
- Klachten
- Leveranciers
- Processen
- Verbeterregister
- Incidenten
- Risicoanalyses
- Bewijslast
- Audits
- Privacy
- Vragenlijsten
- Intranet
- Monitor
- CO2-Prestatieladder
- Wettelijke eisen
- Tenslotte
Hulp nodig?
Kom je er toch niet helemaal uit? Geen probleem. Ons team staat voor je klaar om je te helpen.
Telefoon
085 - 00 46 605
E-mail
hallo@normity.nl