Stappenplan - Basisinformatie
Stap voor stap aan de slag met Normity
Weet je nog dat je een paar stappen hiervoor had bepaald welke onderwerpen je in Normity wilde gaan vastleggen (en dus: welke modules je wilt gaan gebruiken)? De keus daar bepaalt ook welke basisinformatie je gaat vastleggen. Normity bevat een behoorlijk aantal stamtabellen. Dit zijn gegevens die je eenmalig moet toevoegen en die in de praktijk niet vaak meer zullen wijzigen. Denk bijvoorbeeld aan de mogelijke functies die gebruikers kunnen hebben. Of een categorisering van incidenten in bijvoorbeeld storingen, diefstal, brand etc. Het is goed om te beginnen met deze stamtabellen.
Tags
Voordat we alle stamtabellen gaan doorlopen, is het goed om eerst even stil te staan bij de zogenaamde tags. Ook tags zijn uiteindelijk gewoon te zien als stamgegevens. Maar wel bijzondere. Vandaar dat we deze eerst even behandelen.
Tags zijn labels die je zelf kunt aanmaken. Je kunt deze tags vervolgens aan allerlei onderdelen in Normity koppelen. Bijvoorbeeld aan acties, incidenten, risico's etc. Het grote voordeel van tags is dat je hiermee heel eenvoudig allerlei onderdelen kunt groeperen. Stel dat je een aantal risico's hebt die allemaal betrekking hebben op hetzelfde onderwerp (bijvoorbeeld 'thuiswerken'). Dan kun je deze risico's allemaal van dezelfde tag voorzien. Maar je kunt net zo goed ook acties, taken, incidenten, verwerkingen enzovoorts koppelen aan datzelfde label. Alles bij elkaar.Je beheert tags als volgt:
- Klik in het menu op 'Beheer'
- Kies nu de tegel 'Tags'
Hier zie je ook meteen hoeveel items aan deze specifieke tag zijn gehangen. Klik je door op de tag, dan zie je ook welke items dat precies zijn. Tags zijn superhandig, ook voor bijvoorbeeld de bewijslast. Maar daarover later meer!
Heb je tags aangemaakt, dan verschijnen deze automatisch in het linkermenu van Normity. Ook kun je vervolgens bij ieder item in Normity deze tags koppelen. Zo kun je dus heel eenvoudig allerlei items groeperen. En dat is natuurlijk ideaal, want zo heb je snel inzicht in alle items die betrekking hebben op een bepaald onderwerp. Klik maar eens in het linkermenu op 'Tags'. Je zult zien dat je dan meteen alle tags inclusief het aantal koppelingen. En klik je door op een tag, dan zie je meteen welke items er allemaal aan gekoppeld zijn. Handig toch?
In dit overzicht kan iedere gebruiker altijd alle tags zien. Daar zitten dus geen beperkingen op. Vanzelfsprekend kan een gebruiker alleen doorklikken naar een aan die tag gekoppeld item wanneer deze past in zijn of haar rechten.
Stamtabellen
Welke stamtabellen je moet vullen is afhankelijk van de onderwerpen die je in Normity gaat beheren. Het heeft bijvoorbeeld weinig zin om de stamtabel applicatietypen te gaan vullen, als je in Normity niet je informatiesystemen gaat vastleggen. Veel organisaties gaan stapsgewijs werken met Normity. Dus niet meteen alle onderdelen, maar in de loop der tijd steeds meer. Hieronder lopen we alle stamtabellen langs die Normity kent. Per onderdeel leggen we uit hoe je deze beheert.
| Afdelingen | Afdelingen zijn een relatief eenvoudige module uit Normity. Maak je gebruik van die module, dan kun je tussen afdelingen onderling relaties leggen. Bijvoorbeeld: afdeling X controleert afdeling Y. Dat idee. Welke relaties je onderscheidt, bepaal je zelf. Dit doe je als volgt:
 Een klant krijgt standaard een beperkte set met relatietypen. Deze zijn met andere woorden altijd beschikbaar bij de start. Deze kunnen vanzelfsprekend door de klant zelf worden aangepast, gewijzigd of verwijderd. Ook kunnen er altijd nieuwe relatietypen worden toegevoegd. |
|---|---|
| Applicaties | Hier kun je de indeling van je applicaties vastleggen, de zogenaamde applicatietypen. Je bepaalt zelf welke indeling je wilt gebruiken. Je kunt het bijvoorbeeld indelen naar de locatie van je applicatie (on premise, cloud etc.) of in type applicatie (kantoorautomatisering, statistiek etc.), wat je wilt. Je beheert applicatietypen via:
|
| Bedrijfsmiddelen |  Onder bedrijfsmiddelen kun je meerdere stamtabellen beheren. Dat heeft alles te maken met het feit dat Normity uitgebreid asset management kent. Iedere stamtabel heeft zijn eigen tabblad. Je vindt hier de volgende onderwerpen:
|
| Competenties | In Normity kun je ook de competenties van medewerkers en stakeholders vastleggen. Bij bepaalde normen is dit zelfs verplicht. Competenties deel je in in competentietypen. Zoals je al vermoedde: deze indeling bepaal je zelf. Een veel gebruikte indeling is die in type (webinar, cursus, boek etc.). Competentietypen beheer je als volgt:
|
| Documenten | In Normity kun je dossiers beheren. Dit kan op verschillende manieren:
|
| Gebruikers | Normity biedt uitgebreide mogelijkheden om gebruikers (en hun rechten) te beheren. Gebruikers deel je in in functies. Vervolgens kun je per gebruiker allerlei zaken instellen, bijvoorbeeld tot welke documenten zij toegang hebben, welke modules zij mogen zien etc. Wil je gebruikers beheren, dan doe je dat als volgt:
 Hier heb je de volgende opties:
|
| Incidenten | In Normity kun je je incidenten beheren. Zet voor het beheer de volgende stappen: :
|
| Kennisbronnen | Kennisbronnen zijn precies dat: bronnen van kennis. Dit kunnen websites zijn of boeken of seminars etc. Deze kennisbronnen kun je een type meegeven en daarmee een indeling. Deze beheer je in dit onderdeel als volgt:
|
| Klachten | In Normity kun je ook klachten beheren. Zet voor het beheer de volgende stappen: :
|
| Leveranciers | Leverancierbeheer is eveneens een onderdeel van Normity. Zet voor het beheer de volgende stappen: :
|
| Mappen | Door mappen te gebruiken kun je documenten eenvoudiger indelen. Bovendien zijn mappen belangrijk omdat ze gekoppeld kunnen worden aan gebruikersrechten. Ieder document bijvoorbeeld moet gekoppeld worden aan een map. En die indeling bepaal je grotendeels zelf. Start je Normity voor het eerst, dan bevat Normity al wel een aantal standaardmappen. Hierbij moet je onder andere denken aan:
Het staat je natuurlijk volledig vrij om je eigen indeling in mappen te maken. Mappen beheer je op de volgende wijze:
|
| Privacy | Hieronder vallen een groot aantal stamtabellen. Ieder onderdeel heeft zijn eigen tabblad. De volgende onderwerpen kun je als stamtabel beheren:
 |
| Risico's | Normity bevat een uitgebreide module voor het beheren van al jouw risico's. Daar horen ook een paar stamtabellen bij:
Het staat je vrij om je eigen indeling te maken, zowel voor de 5x5 als voor de 3x3 matrix. Stamtabellen voor de risico's beheer je als volgt:
 |
| Taken | Bij de taken kun je taaktypen toevoegen. Let wel: het gebruik van taaktypen is niet verplicht. Je kunt dus prima met taken aan de slag gaan, zonder dat je taaktypen gebruikt. Maar taaktypen zijn wel handig, zeker als je veel taken hebt. Met taaktypen kun je namelijk je taken indelen. Eén taak kan aan meerdere taaktypen hangen. Meer daarover in het onderdeel Taken. Taaktypen kun je als volgt beheren:
 |
| Verbeterregister | Je kunt hier basisinformatie vastleggen voor het verbeterregister. De volgende onderwerpen kun je hier beheren:
|
| Vragenlijsten | Je kunt hier basisinformatie vastleggen voor de module vragenlijsten in Normity. De volgende onderwerpen kun je hier beheren:
 |
| Wettelijke eisen | Zogenaamde wettypen zijn manieren om wetten in te delen. Het is te zien als een rubricering van wetten. Je kunt hier een zelfgekozen indeling maken, bijvoorbeeld of de wettelijke eisen internationaal, nationaal of Europees zijn (om maar even een voorbeeld te noemen). Wettypen beheer je op de volgende wijze:
|
Zo, dat was ongetwijfeld even een werkje (deze handleiding maken ook trouwens!). Heb je alle stamtabellen gevuld die je nodig hebt? Dan is het tijd voor de volgende stap!
Inhoud
We raden nieuwe gebruikers aan om het stappenplan stap voor stap door te nemen. Maar natuurlijk kun je ook meteen naar een pagina springen!
- Introductie
- Schermopbouw
- AI integratie
- Normen
- Modules
- Instellingen
- Toepasselijkheid
- Basisinformatie
- Importeren
- Gebruikers
- Organisatie
- Documenten
- Taken
- Acties
- Afdelingen
- Applicaties
- Bedrijfsmiddelen
- Belanghebbenden
- Doelstellingen
- Klachten
- Leveranciers
- Processen
- Verbeterregister
- Incidenten
- Risicoanalyses
- Bewijslast
- Audits
- Privacy
- Vragenlijsten
- Intranet
- Monitor
- CO2-Prestatieladder
- Wettelijke eisen
- Tenslotte
Hulp nodig?
Kom je er toch niet helemaal uit? Geen probleem. Ons team staat voor je klaar om je te helpen.
Telefoon
085 - 00 46 605
E-mail
hallo@normity.nl