In Normity importeer je documenten in bulk — inclusief metadata, versies en koppelingen aan normelementen of processen. Ideaal voor migraties vanuit een ander kwaliteitssysteem of voor het snel opbouwen van een documentregister. In dit artikel zie je hoe je de import opzet en welke bestandsformaten worden ondersteund.
In dit document is vastgelegd hoe een grotere set documenten ineens worden geimporteerd in Normity. Het importeren van documenten is een zorgvuldige actie, dat in samenwerking met Normity plaatsvindt.
Documenten zijn in Normity gekoppeld aan mappen. Deze mappenstructuur vormt de basis voor het inlezen van documenten. Jij doet de eerste voorbereidende werkzaamheden.
Maak om te beginnen in Windows verkenner (of vergelijkbaar) een directorystructuur aan, waarbij iedere directory de naam van een map in Normity is. Let goed op: de naamgeving van de directory is straks de naam van de map. Belangrijke aandachtspunten:Plaats vervolgens de in te lezen documenten in deze directorystructuur. Voor alle duidelijkheid: het document wordt bij het inlezen gekoppeld aan de map met dezelfde naam als de directory. Alle typen documenten kunnen worden ingelezen. Belangrijke aandachtspunten bij de naamgeving van documenten zijn:
Ben je klaar met de voorbereidingen en ben je tevreden over de mappen en de documenten? Doe dan het volgende:
Vervolgens is het aan Normity om de documenten daadwerkelijk te importeren. Wanneer wij het ZIP document hebben ontvangen, controleren wij nogmaals het ZIP bestand (niet inhoudelijk natuurlijk). Wanneer we zeker weten dat alles in orde is, zorgen wij ervoor dat de documenten geïmporteerd worden. Vanaf dan verschijnen de documenten in jouw omgeving.
Wanneer dit het geval is, kun je met de documenten in Normity aan de slag. Zo kun je aangeven of de documenten intern of extern zijn, kun je trefwoorden koppelen aan de documenten, een verloopdatum aan het document koppelen, bestanden beperkt downloadbaar maken enzovoorts. Ook kun je de relaties tussen de documenten onderling in Normity vastleggen.