Stappenplan - Bedrijfsmiddelen

Tijd voor het onderdeel Bedrijfsmiddelen. In deze module in Normity kun je al je bedrijfsmiddelen gaan beheren. Daar kan natuurlijk van alles bijhoren, zoals calibraties, uitlenen aan medewerkers, maar ook onderhoudscontracten, betrokken leveranciers en meer. Gelukkig kun je dit allemaal meteen vastleggen en beheren in Normity!

Bedrijfsmiddelen kunnen van alles zijn. Denk aan je wagenpark, machines, gereedschappen, maar ook softwarelicenties en andere digitale middelen. Vanzelfsprekend kun je deze allemaal kwijt in Normity. Het is natuurlijk wel zaak om dan de goede categorieën en rechten aan te maken hiervoor.

Gebruik voorbereiden

In het onderdeel Basisinformatie hebben we dit al even aangestipt, maar het is belangrijk om goed na te denken over welke bedrijfsmiddelen je wilt gaan beheren en hoe je deze wilt categoriseren. Dit zijn de zogenaamde bedrijfsmiddeltypen. Maar het gaat verder dan dat: je kunt namelijk ter voorbereiding ook verschillende eigenaren aanmaken, verschillende ruimten en verschillende typen leveranciers. Dit doe je als volgt:

• Klik in het menu op 'Beheer'
• Klik op de tegel 'Bedrijfsmiddelen'
• Klik nu op één van de tabbladen

Maak hier alle voorbereidende aanpassingen. Op de pagina Basisinformatie vind je zoals gezegd de toelichting op deze stamtabellen.

Bedrijfsmiddelen importeren

Heb je alles goed voorbereid, dan kun je daadwerkelijk aan de slag. Maar misschien heb je al een overzicht met bestaande bedrijfsmiddelen die je graag wilt importeren. Geen probleem, Normity ondersteunt dit. Het importeren van bedrijfsmiddelen doe je als volgt:

• Klik in het linkermenu op 'Beheer'
• Klik op de tegel 'Importeren'
• Klik op het tabblad 'Bedrijfsmiddelen'

Je vindt daar een Excelbestand wat je kunt downloaden. Lees ook vooral even de toelichting die links van de downloadknop staat. In dat Excelbestand staat vervolgens precies aangegeven welke kolommen je kunt gebruiken. Vul het bestand met jouw bedrijfsmiddelen en importeer het bestand weer in Normity.

Rechten op bedrijfsmiddelen beperken

Natuurlijk kun je al standaard bepalen welke gebruikers toegang hebben tot de module bedrijfsmiddelen en welke niet. Dit doe je al bij de toekenning van rechten bij individuele gebruikers. Maar in het geval van onder andere bedrijfsmiddelen kun je nog een stapje verder gaan. Je kunt van die gebruikers namelijk ook bepalen tot welke bedrijfsmiddeltypen zij toegang hebben. Op die manier kun je bijvoorbeeld de wagenparkbeheerder alleen toegang geven tot de categorie 'voertuigen' en de ICT manager alleen tot de categorie 'ICT-middelen'. Dit doe je als volgt:

• Klik in het linkermenu op 'Beheer'
• Klik op de tegel 'Gebruikers'
• Klik op de gebruiker die je wilt aanpassen
• Klik op het tabblad 'Toegang'
• Geef de gebruiker een selectie van bedrijfsmiddeltypen

Vanaf dat moment ziet de gebruiker alleen nog de bedrijfsmiddelen die tot deze categorieën behoren. Handig toch?

Bedrijfsmiddelen beheren

Naast het importeren van bedrijfsmiddelen kun je natuurlijk ook gewoon handmatig bedrijfsmiddelen toevoegen, wijzigen en verwijderen. Dit doe je als volgt:

• Klik in het linkermenu op 'Organisatie'
• Klik in het submenu op 'Bedrijfsmiddelen'

Je komt nu op de overzichtspagina van de bedrijfsmiddelen. Hier zie je een lijst van alle bedrijfsmiddelen die zijn aangemaakt. Je kunt hier ook nieuwe bedrijfsmiddelen toevoegen of bestaande bedrijfsmiddelen bewerken of verwijderen. Via het zoekveld bovenaan het scherm kun je snel de bedrijfsmiddelen vinden die je zoekt.

Bedrijfsmiddelen plannen

Lang niet alle bedrijfsmiddelen kunnen zonder onderhoud, calibraties of andere periodieke handelingen. Al deze zaken kun je per bedrijfsmiddel plannen in Normity. Het plannen van een taak op een bedrijfsmiddel werkt in grote lijnen hetzelfde als het plannen van taken. Belangrijk verschil is dat je op een bedrijfsmiddel meerdere taken tegelijk kunt plannen. Zo heb je wellicht een onderhoudscyclus, maar ook een calibratiecyclus, om maar een voorbeeld te noemen. Taken op bedrijfsmiddelen plannen doe je als volgt:

• Klik in het linkermenu op 'Beheer'
• Klik in het submenu op 'Bedrijfsmiddelen'
• Selecteer het betreffende bedrijfsmiddel
• Klik op het tabblad 'Planning'

Je kunt op deze plek een geplande taak toevoegen, van status verwijderen of zelfs helemaal verwijderen. Wil je niet een geplande taak verwijderen, maar alleen de individuele planning, dan kan dat ook. Doe dan het volgende:

• Klik op het geplande vakje
• Kies bij status 'Geannuleerd'
• Na opslaan is het moment verwijderd

Je kunt zelf zoveel planningen toevoegen als je wilt. Het is belangrijk om de planningen goed te beheren, zodat je altijd inzicht hebt in de onderhouds- en calibratiebehoeften van je bedrijfsmiddelen. Je kunt gelukkig ook meteen een overzicht opvragen van alle geplande taken op bedrijfsmiddelen. Die doet je als volgt:

• Klik in het linkermenu op 'Beheer'
• Klik in het submenu op 'Bedrijfsmiddelen'
• Klik op het tabblad 'Planning' in het bovenmenu

Het is ook mogelijk om de bestaande planning van bedrijfsmiddelen te verplaatsen of meerdere momenten ineens te verwijderen. Dit doe je door bij de planning op het knopje Beheer te klikken.

Hiermee kom je in een scherm waarin je direct wijzigingen kunt aanbrengen in de planning. Ideaal als je bijvoorbeeld gaat stoppen met de taak (je kunt dan alle verdere momenten verwijderen) of als de planning voor de toekomst verschuift.

Bedrijfsmiddelen koppelen

Bedrijfsmiddelen zijn in Normity te koppelen aan een veelheid van andere items binnen Normity.Net als in andere modules zijn die koppelingen op twee plaatsen te maken bij een bedrijfsmiddel: op het eerste tabblad van het bedrijfsmiddel, en op de vervolgtabbladen die beschikbaar zijn. Op deze manier kunnen onder andere koppelingen worden gelegd met:

• Ruimten
• Eigenaren
• Leveranciers
• Incidenten
• Acties
• Documenten

De koppeling met een leverancier verdient een korte toelichting. Omdat een bedrijfsmiddel soms verschillende leveranciers kent (bijvoorbeeld voor de verkoop en het onderhoud), kun je die relatie ook vastleggen. Dit doe je als volgt:

• Klik in het linkermenu op 'Beheer'
• Klik in het submenu op 'Bedrijfsmiddelen'
• Selecteer het betreffende bedrijfsmiddel
• Klik op het tabblad 'Leveranciers'
• Kies nu een leverancier en een rol om de koppeling te maken

Meldingen op bedrijfsmiddelen

In Normity kun je ook meldingen op bedrijfsmiddelen gaan vastleggen. Sterker nog: je kunt ook medewerkers de mogelijkheid geven om meldingen aan te maken. Op die manier gebruik je Normity eigenlijk al een ticketsysteem voor je bedrijfsmiddelen. Je kunt op verschillende manieren meldingen aanmaken. De volgende manieren staan ter beschikking:

1. Via de knop 'Probleem melden' bij een bedrijfsmiddel
2. Via de knop 'Probleem melden' in het overzicht met bedrijfsmiddelen
3. Via een formulierknop in het topmenu

Misschien zie je de formulierknop in het topmenu niet. Dan kan kloppen, want je bepaalt zelf of je deze wilt gebruiken. Dit doe je bij de instellingen. Zet hiervoor de volgende stappen om dit formulier te activeren:

• Klik rechtsboven op jouw naam
• Klik in het uitklapmenu op 'Instellingen'
• Klik op het tabblad 'Klant'
• Zoek op 'Meldingen op bedrijfsmiddel'
• Activeer deze optie

Reparaties beheren

Je kunt ook reparaties in Normity beheren. Voorwaarde om een reparatie te kunnen verwerken is dat er een melding is. Geen melding, geen reparatie dus. Is de melding aanwezig, dan beheer je als volgt de reparaties:

• Klik in het linkermenu op 'Beheer'
• Klik in het submenu op 'Bedrijfsmiddelen'
• Selecteer het betreffende bedrijfsmiddel
• Klik op het tabblad 'Meldingen'
• Klik op een open melding
• Klik op het tabblad 'Reparaties'

Je zit nu in de details van de melding. Op het tabblad Reparaties kun je nu de reparaties beheren. Je kunt ook documenten aan een melding koppelen, bijvoorbeeld een schaderapport of andere relevante informatie.

Bedrijfsmiddelen exporteren

Wil je toch de gegevens over bedrijfsmiddelen exporteren, bijvoorbeeld voor een ander systeem of om maatwerk rapportages op te draaien? Dan kan dat natuurlijk! Doorloop hiervoor de volgende stappen:

• Klik in het linkermenu op 'Beheer'
• Klik in het submenu op 'Bedrijfsmiddelen'
• Maak eventueel eerst nog een selectie
• Klik op de knop 'Exporteer'