Stappenplan - Taken

Taken zijn periodiek terugkerende activiteiten. Denk bijvoorbeeld aan een directiebeoordeling, een interne audit, een penetratietest, safety walks etc. Allemaal activiteiten die je uitstekend in de tijd kunt plannen. En Normity helpt je natuurlijk bij het behouden van het overzicht, het helpen onthouden en het vastleggen van de resultaten.

Starten met taken is in Normity supereenvoudig:

• Klik in het menu op 'Activiteiten'
• Klik in het submenu op 'Taken'

Heb je hiervoor voldoende rechten gekregen, dan kun je op deze plaats taken toevoegen, wijzigen en zelfs verwijderen. Het aanmaken van een taak doe je door op de knop 'Nieuw' te klikken. Vul het formulier in en je hebt meteen een taak aangemaakt. Heb je iemand anders dan jezelf als eigenaar aangewezen? Dan ontvangt deze gebruiker een notificatie per mail. Op deze manier bouw je snel en overzichtelijk een lijst op met alle periodieke verplichtingen.

In het overzicht met taken zie je ook alle maanden van dit jaar. Per moment zie je in kleur welke status deze heeft. Je hebt dus meteen inzicht in alle momenten van alle taken! Het kan voorkomen dat een moment niet één, maar twee kleuren laat zien. Het bovenste deel is rood en laat zien dat het moment over tijd is, het onderste deel laat de daadwerkelijke status zien (bijvoorbeeld blauw om aan te geven dat de taak de status 'Bezig' heeft.

Volgorde wijzigen

Zeker wanneer je veel taken hebt, kan het prettig zijn om een meer logische volgorde van taken te maken. Je kunt de volgorde zelf aanpassen. Hiervoor neem je de volgende stappen:

• Klik in het menu op 'Beheer'
• Klik op de tegel 'Taken'
• Klik op het tabblad 'Volgorde'

Je kunt hier taken naar eigen inzicht in de juiste volgorde slepen.

Documenten koppelen

Wij adviseren onze klanten veelal om aan iedere taak tenminste 2 en vaak zelfs 3 documenten te koppelen: het bovenliggende beleid, de procedure en een template om de resultaten van de taak in vast te leggen. Superhandig is dat je deze documenten aan de taak kunt koppelen, waardoor ze bij de taak meteen beschikbaar zijn. Documenten aan taken koppelen doe je als volgt:

• Klik in het menu op 'Activiteiten'
• Klik in het submenu op 'Taken'
• Kies de taak die je wilt wijzigen
• Selecteer bestanden bij 'Bronbestanden'

Hier kun je meteen een aantal documenten koppelen aan een specifieke taak. Superhandig, omdat deze vervolgens altijd direct downloadbaar achter de taak verschijnen. Je kunt er - zoals je kunt zien - maximaal vier koppelen.

Misschien zie je hier niet alle documenten uit jouw omgeving. Dat komt omdat documenten op downloadbaar moeten staan om in deze lijst te voorschijn te komen. En dat is natuurlijk ook wel logisch, want wat heb je aan een document als een andere gebruiker dan jij die niet kan downloaden.

Taken verbergen

De lijst met taken kan lang worden. En misschien bevat de lijst wel taken die je inmiddels niet meer doet. Zonde dat deze de lijst langer maken dan nodig. In dat geval kun je ervoor kiezen om de taak te verbergen. De taak bestaat dan nog wel, maar is niet meer zichtbaar. Om dit te kunnen wijzigen, moet je natuurlijk wel de benodigde rechten hebben.

Heb je daarvoor voldoende rechten, dan kun je een taak eenvoudig zichtbaar of onzichtbaar maken. Dit doe je als volgt:

• Klik in het menu op 'Beheer'
• Klik op de tegel 'Taken'
• Klik op het tabblad 'Zichtbaarheid'

In het overzicht met taken staat een icoon achter de taak om dit te doen. Klik je op het icoon met het oog, dan maak je de taak weer zichtbaar. En klik je op het icoon met het kruis erop, dan verberg je juist de taak.

Is een taak in dit overzicht rood gemarkeerd? Dan betekent het dat de taak op dit moment op verborgen staat.

Taken herplannen

Het kan gebeuren dat je momenten aan een taak wilt toevoegen. Of je wilt bestaande momenten één of meerdere maanden verplaatsen. Of je wilt eerder ingeplande momenten verwijderen. Dat is geen probleem. Hiervoor doe je het volgende:

• Klik in het menu op 'Activiteiten'
• Klik in het submenu op 'Taken'
• Kies de taak die je wilt wijzigen
• Ga naar het tabblad 'Beheer'
• Maak de gewenste wijzigingen

Het toevoegen van een moment is supereenvoudig. Je klikt eenvoudigweg op het plusje in de betreffende maand. Het moment wordt dan meteen toegevoegd.

Scroll je iets verder naar beneden, dan kun je ook momenten verplaatsen en verwijderen. In beide gevallen geef je de range aan van momenten die je wilt verplaatsen danwel verwijderen.

Er zijn verschillende manieren om taken te herplannen. Om dit zo helder mogelijk te maken hebben we hier ook een apart blogitem aan gewijd. Je vindt deze hier.

Taken kopiëren

Je kunt ook taken kopiëren. Dit is handig als je een vergelijkbare taak wilt aanmaken zonder alles opnieuw in te voeren. En wees gerust: tussentijds kun je nog bijsturen welke gegevens wel moeten worden aangepast. Volg hiervoor de volgende stappen:

• Selecteer de betreffende taak
• Klik op de knop 'Kopieer taak'
• Er verschijnt nu een popup voor aanpassingen

Pas de gegevens aan die je wilt aanpassen en druk op de knop 'Kopieer'. Je nieuwe taak is nu aangemaakt. De momenten van de nieuwe taak worden automatisch gegenereerd op basis van de oorspronkelijke taak. Enige beperking daarbij is (vanzelfsprekend) dat er geen gekoppelde documenten of andere items worden meegenomen. Momenten die in het verleden liggen worden niet meegenomen.

Taken uitvoeren

Je hebt een taak op je naam staan en het is tijd om de taak uit te voeren. Hoe handel je nu netjes zo'n taak af? Klik hiervoor in het overzicht met taken op het betreffende moment. Je komt hier ook door eerst op de taak te klikken en dan in het tabblad 'momenten' het betreffende moment te openen. Je kunt nu de details van het moment wijzigen (en dus ook de status), documenten koppelen, acties toevoegen en het logboek beheren. Je ziet dan de volgende tabbladen:

• moment
  Hier wijzig je de details van het moment. Zo kun je hier de status wijzigen. Heb je de taak uitgevoerd, dan zet je het moment op 'klaar'. Je kunt ook het moment aan iemand anders toekennen, de deadline wijzigen, herinneringsmomenten toevoegen etc.
• documenten
  In het dossier koppel je documenten en verwijzingen die relevant zijn voor het moment. Vaak bevat een uitgevoerd moment minimaal één document, namelijk een document met daarin het resultaat van de uitvoering. Je kunt zowel nieuwe als bestaande documenten en verwijzingen koppelen.
• acties
  Heb je een taak uitgevoerd, dan kan het zomaar zijn dat daar acties uit voortkomen. Heb je bijvoorbeeld de backup procedure beoordeeld, dan heb je misschien geconstateerd dat daar verbeteringen nodig zijn. Deze leg je vast in dit onderdeel. Je kunt zoveel acties koppelen als je wilt.
• vragenlijsten
  Ook ingevulde vragenlijsten kun je koppelen aan het moment. Denk bijvoorbeeld aan een taak om een RI&E uit te voeren of een taak om een klanttevredenheidsondezoek te doen. Ideaal!
• logboek
  Het logboek tenslotte bevat de acties die zijn uitgevoerd. Het logboek wordt automatisch gevuld wanneer je beheertaken uitvoert als het toevoegen van documenten. Je kunt ook handmatig logboek items toevoegen via dit tabblad.

Taken indelen

Ben je lekker aan de slag met taken, dan kan het gebeuren dat het aantal taken snel groeit. Bijvoorbeeld omdat je alle leverancierbeoordelingen als losse taak aan Normity toevoegt. Geen probleem natuurlijk, maar het kan wel een beetje onoverzichtelijk worden. Om dat te voorkomen kun je taaktypen inzetten. Met taaktypen categoriseer je zelf de taken in groepen. Het aanmaken van taaktypen wordt hier uitgelegd.

Heb je taaktypen toegevoegd? Dan kun je taken koppelen aan deze taaktypen. Dit doe je eenvoudig door de taak zelf op te vragen en het taaktype te wijzigen. Dit doe je als volgt:

• Klik in het menu op 'Activiteiten'
• Klik in het submenu op 'Taken'
• Kies de taak die je wilt wijzigen
• Kies in het veld 'Type' de gewenste taak

Je zult zien dat wanneer je nu de taken opvraagt, er een aantal tabbladen aan het scherm zijn toegevoegd. Ieder tabblad is een van de taaktypen. Klik je daarop, dan zie je de taken van dat taaktype. Een stuk overzichtelijker!

Momenten hernummeren

Maak je de eerste keer een taak aan met momenten, dan krijgen deze een automatische nummering. Maar soms verandert er iets waardoor de nummering niet meer klopt. Bijvoorbeeld wanneer je een extra moment toevoegt of een moment annuleert. Dan bestaat altijd de mogelijkheid om de momenten opnieuw te nummeren. Dit doe je als volgt:

• Klik in het menu op 'Activiteiten'
• Klik in het submenu op 'Taken'
• Kies de taak die je wilt wijzigen
• Ga naar het tabblad 'Beheer'
• Klik op de knop 'Hernummer'

Er verschijnt een popup. In deze popup kun je de nieuwe nummering van de momenten instellen. Je hebt twee keuzes:

1. Maand/jaar
   Kies deze optie als je de momenten wilt nummeren op basis van maand en jaar. Heb je bijvoorbeeld in een jaar een moment in maart en een moment in september, dan krijg je automatisch de volgende nummering: '[titel-van-taak] 03-[jaartal]' en de tweede (je snapt het al): '[titel-van-taak] 09-[jaartal]'. Het voordeel van deze aanpak is dat je aan de naamgeving direct ziet om welke maand het gaat.
2. Jaar
   Kies deze optie als je momenten eenvoudig oplopend per jaar wilt nummeren. Heb je bijvoorbeeld twee momenten in hetzelfde jaar, dan heet de eerste automatisch '[titel-van-taak] 01-[jaartal]' en de tweede (je snapt het al): '[titel-van-taak] 02-[jaartal]'. Het voordeel van deze aanpak is dat je direct ziet hoe vaak je dat jaar de taak uitvoert.

Taken controleren

Je kunt bij taken (eigenlijk: momenten) controleurs opgeven, dat heb je inmiddels vast al wel ontdekt. Maar hoe werkt dat nou precies, dat controleren van taken? Stel dat je een taak hebt uitgevoerd, bijvoorbeeld de jaarlijkse directiebeoordeling. Heb je opgegeven wie de controleurs zijn en zet je dat moment op de status Gedaan, dan moet dat moment gecontroleerd worden. Alle controleurs ontvangen daarvan direct een bericht. Totdat de taak daadwerkelijk is beoordeeld, kunnen er ook geen wijzigingen meer worden aangebracht aan het moment.

Heeft de controleur het moment beoordeeld, dan kan hij aangeven of hij met de uitvoering akkoord is of niet. Is hij niet akkoord, dan gaat de status van het moment terug naar To Do. Het commentaar van de controleur wordt altijd toegevoegd aan het logboek.

Nu kan het voorkomen dat een moment maar niet gecontroleerd wordt. In dat geval kan een gebruiker met het juiste recht altijd een controle afbreken. Dit kan via Activiteiten > Taken > Controles. Breek je een controle op deze manier af, dan wordt de controle geacht te zijn uitgevoerd. Dit is altijd terug te zien in het logboek.

Je hebt daarvoor vanzelfsprekend wel de juiste rechten nodig. Deze worden als volgt toegekend door de beheerder van het systeem.

• Klik in het menu op 'Beheer'
• Klik op de tegel Gebruikers
• Selecteer de betreffende gebruiker
• Selecteer het recht 'Controle afbreken'

Voor de taken is ook een importfunctie beschikbaar.