Stappenplan - Applicaties

Je bent bij het onderdeel Applicaties aanbeland. Waarschijnlijk omdat je in Normity je applicatielandschap (zoals dat zo mooi heet) gaat vastleggen. Mooi zo! In dit onderdeel nemen we je mee in de mogelijkheden die de Applicatiemodule van Normity biedt.

Wat je allemaal gaat vastleggen over je applicaties in Normity, verschilt per organisatie. Misschien heb je zelfs al een andere oplossing waarin het overzicht met applicaties is opgenomen, bijvoorbeeld TOPdesk, Jira of Zendesk. Ook in dat geval kan het nog steeds zinvol zijn om tenminste een deel van jouw applicatielandschap ook in Normity vast te leggen. Maar dan misschien alleen de belangrijkste applicaties, of alleen de basisinformatie.

De reden om dat te doen? Omdat je dan in Normity items kunt koppelen, bijvoorbeeld handleidingen, configuraties, functioneel beheerders, afdelingen etc. Kijk ook eens in de Getting Started gids voor meer informatie over dergelijke keuzes.

Applicaties importeren

De eerste keer dat je met Normity gaat werken, is een goed moment om je applicaties te importeren. Dit kan eenvoudig via een XLSX-bestand. Zo is overstappen een stuk makkelijker! Het importeren van applicaties doe je als volgt:

• Klik in het linkermenu op 'Beheer'
• Klik op de tegel 'Importeren'
• Klik op het tabblad 'Applicaties'

Je vindt daar een Excelbestand wat je kunt downloaden. Lees ook vooral even de toelichting die links van de downloadknop staat. In dat Excelbestand staat vervolgens precies aangegeven welke kolommen je kunt gebruiken. Vul het bestand met jouw applicaties en importeer het bestand weer in Normity. Klaar!

Applicaties beheren

Je kunt alle relevante informatie over jouw applicaties in Normity vastleggen. Denk bijvoorbeeld aan de naam, beschrijving, leverancier, functioneel beheerder en de datum dat de applicatie in gebruik is genomen. Maar je kunt nog veel meer vastleggen, waaronder:

• Leverancier(s)
• Afdelingen
• Incidenten
• Klachten
• Etc.

Een aantal relevante koppelingen bespreken we verderop in dit stappenplan.

Applicaties indelen

Mogelijkerwijs wil je jouw applicaties indelen in verschillende categorieën of groepen. Dit kan helpen om een beter overzicht te krijgen van jouw applicatielandschap. In Normity kun je applicaties eenvoudig indelen door gebruik te maken van zogenaamde applicatietypen. Deze beheer je op de volgende wijze:

• Klik in het linkermenu op 'Beheer'
• Klik op de tegel 'Applicaties'
• Klik op het tabblad 'Applicatietypen'

Applicaties koppelen

Zoals we hierboven al aangaven kun je applicaties koppelen aan andere items in Normity. Dit doe je ofwel direct in het eerste tabblad bij de applicatie, ofwel in één van de andere tabbladen. Relevante koppelingen zijn:

• Documenten
• Taken
• Acties
• Verwerkingen
• Risico's
• Normelementen
• Leveranciers
• Incidenten
• Klachten
• Afwijkingen
• Afdelingen

Informatiebeveiliging en privacy

Misschien had je het al gezien: een applicatie in Normity heeft ook een tabblad 'IB en privacy'. Aangezien informatiebeveiliging en privacy steeds belangrijker worden, is ervoor gekozen om hier extra aandacht aan te besteden. In dit tabblad kun je relevante (technische) informatie over de applicatie vastleggen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan:

• Inlogwijze
• RTO
• RPO
• Soorten data
• Datalocatie
• Beveiligingsmaatregelen
• Back-up voorzieningen
• Etc.

Een superhandig tabblad om ineens een overzicht te krijgen van alle relevante informatie op het gebied van informatiebeveiliging en privacy.

Rapportages

Normity bevat verschillende rapportages die handig zijn voor het verkrijgen van inzicht in jouw applicatielandschap. Deze rapportages zijn als volgt beschikbaar voor jou:

• Klik in het linkermenu op 'Organisatie'
• Klik in het submenu op 'Applicaties'
• Klik op het tabblad 'Rapportage'

Er staan hier meerdere rapportages voor jou. Zo kun je een overzicht krijgen van de applicaties per applicatiebeheerder, per leverancier, per afdeling en per type.