Stappenplan - Audits

Tijd om de auditmodule van Normity te verkennen! Een module waarmee je eenvoudig audits kunt plannen, uitvoeren en beheren. Audits zijn een belangrijk onderdeel van het kwaliteitsbeheer. Het is de onafhankelijke toetsing van de opzet, bestaan en werking van je managementsysteem. Hoe het werkt in Normity, dat vertellen we je hier graag.

Je kunt ervoor kiezen om in Normity alleen de audits te plannen. Dat betekent dat je voor bijvoorbeeld een periode van 3 jaar gaat vastleggen welke onderdelen van jouw normenkaders ieder jaar getoetst gaan worden. Misschien maak je daarbij ook een onderscheid tussen interne en externe audits, geen probleem. Laten we eerst eens kijken hoe je in Normity deze planning kunt vastleggen. Daarna gaan we kijken naar het daadwerkelijk uitvoeren en beheren van audits.

---

Audits plannen

Een audit plannen in Normity is eenvoudig. We gaan er hieronder vanzelfsprekend vanuit dat je de rechten hebt gekregen om audits te plannnen. Je plant vervolgens een audit als volgt:

• Klik in het linkermenu op 'Norm'
• Klik in het submenu op 'Audits'
• Klik op de knop 'Nieuw'

Een paar zaken zijn de moeite van het vermelden waard:

• Afkorting: Geef iedere audit naast een titel ook een afkorting. Deze wordt bijvoorbeeld gebruikt in overzichten.
• Vragenlijst: Selecteer de vragenlijst die je wilt gebruiken voor deze audit. De vragenlijst bevat de vragen die tijdens de audit beantwoord moeten worden. Ga je alleen de audits plannen in Normity en niet uitvoeren, dan kun je dit veld leeg laten.
• Eigenaar: Geef je een eigenaar op, dan is deze persoon de enige die de audit kan bekijken, bewerken en beheren. Mogen anderen het ook zien, dan kun je dit veld leeg laten.

Is een eigenaar geselecteerd, dan kun je dat naderhand niet meer wijzigen. In het overzicht met alle audits wordt deze audit gemarkeerd met een speciaal icoon.

Heb je alles ingevuld? Dan kun je gaan aangeven welke onderdelen van jouw normenkaders getoetst gaan worden tijdens deze audit. Dit doe je op het tweede tabblad van de audit, genaamd 'Artikelen'. Hier krijg je een overzicht van alle beschikbare normelementen. Je kunt nu via checkboxen aangeven welke normelementen onderdeel zijn van de audit.

Zoals je kunt zien in het screenshot heb je de optie om het overzicht met artikelen te filteren. Klik je op de knop 'Toepasselijk', dan worden alleen de artikelen weergegeven die van toepassing zijn verklaard. De werking is verder eenvoudig: zet vinkjes bij ieder artikel dat onderdeel is van de audit. Niet vergeten om jouw selectie op te slaan!

---

Planning inzien

Heb je op deze manier meerdere audits gepland (bijvoorbeeld alle audits voor een driejarige cyclus)? Dan kun je snel in één overzicht die planning opvragen. Dit doe je als volgt:

• Klik in het linkermenu op 'Norm'
• Klik in het submenu op 'Audits'
• Klik op het tabblad 'Planning'

Je krijgt nu de mogelijkheid om aan te geven van welke audits je de planning wilt inzien. Je kunt meerdere audits selecteren. Je kunt overigens ook direct op de knop 'Alle' klikken. Dan selecteer je direct alle audits die hier beschikbaar zijn.

Klik je nu op de knop 'Toon', dan zie je van jouw selectie alle normelementen, inclusief in welke audits deze zijn opgenomen. Op deze manier kun je overigens ook snel zien welke normelementen niet in jouw audits aan bod komen.

Vanzelfsprekend heb je ook de optie om direct jouw selectie te exporteren. Klik hiervoor op de knop 'Exporteer' en je krijgt direct een Excel-bestand met hetzelfde overzicht.

---

Audit voorbereiden

Normity gaat nog een stap verder. In Normity kun je namelijk ook de complete audit uitvoeren en de resultaten vastleggen. Ideaal voor bijvoorbeeld een interne audit of als tooling voor een externe auditor.

Om een audit te plannen moet je eerst een vragenlijst in Normity aanmaken. Daaraan koppel je alle vragen die je tijdens de audit wilt stellen. Dit kan heel uitgebreid zijn, maar het kan ook beperkt zijn tot bijvoorbeeld 1 vraag per normelement.

Hoe je vragenlijsten aanmaakt in Normity wordt hier uitgelegd. Vergeet daarbij niet om bij iedere vraag aan te geven bij welk normelement deze hoort.

Is de vragenlijst compleet? Dan is het tijd om de vragenlijst aan de audit te koppelen. Dit doe je eenvoudig als volgt:

• Klik in het linkermenu op 'Norm'
• Klik in het submenu op 'Audits'
• Kies de betreffende audit
• Selecteer bij 'Vragenlijst' de vragenlijst

Je kunt nu in principe de audit beginnen. Dit doe je op het tabblad 'Beantwoording'. Dit tabblad zie je overigens (logischerwijs) pas als je de vragenlijst aan de audit hebt gekoppeld.

Voorwaarde is natuurlijk wel dat je normelementen hebt gekoppeld aan de audit die ook in de vragenlijst aanwezig zijn. Vragen die niet aan normelementen uit jouw selectie zijn gekoppeld worden niet getoond. Gekoppelde normelementen waar geen vragen voor zijn worden evenmin getoond.

---

Audit uitvoeren

Alles in orde? Dan kun je nu de audit gaan uitvoeren. Dit doe je door de vragen te beantwoorden. Je slaat de vragen per stuk op, zodat je niets vergeet. Maar het staat je vrij om ze door elkaar te beantwoorden, en zelfs om tussentijds te stoppen en het later weer op te pakken.

Je ziet onder elkaar alle normelementen. Onder de normelementen zie je de vraag of vragen die aan het normelement zijn gekoppeld. Bij iedere vraag staat een knop om direct het antwoord op te kunnen slaan. Geen zorgen: je kunt een antwoord altijd later nog wijzigen (tenminste: zolang de vragenlijst nog niet is afgesloten).

Bovenin het scherm zie je een zogenaamde progress bar. Die laat zien hoeveel vragen op dit moment al door jou zijn beantwoord. Pas als je alle antwoorden hebt gegeven, is de audit volledig afgerond en kun je deze afsluiten.

Vanaf dat moment kunnen de antwoorden niet meer worden gewijzigd. Wat je nog wel kunt: alle antwoorden exporteren naar Excel. Daarvoor is een aparte knop beschikbaar.