Stappenplan - Tenslotte

Afsluitend willen we je in dit stappenplan graag nog wat tips meegeven. Tips die het gebruik van Normity nog eenvoudiger maken. Hopelijk kun je je voordeel doen met deze tips!

---

1. Neem je een nieuw onderdeel van Normity (bijvoorbeeld bedrijfsmiddelen) in gebruik, dan horen daar bijna altijd wel één of meerdere taken bij. Bijvoorbeeld het jaarlijks nalopen op compleetheid of het jaarlijks doorrekenen van de gemaakte onderhoudskosten.
2. Heb je een nieuwe taak aangemaakt? Dan hoort daar bijna altijd wel een procedure, beleid en een template bij. Bovenliggend beleid, een procedure waarin je vastlegt hoe je de taak uitvoert en één template om de resultaten in vast te leggen. Dubbel handig wanneer je ooit je werk moet overdragen.
3. Heb je een informatiesysteem waarmee je graag Normity zou willen koppelen? Bijvoorbeeld voor de (geautomatiseerde) uitwisseling van gegevens? Laat het ons weten, wij denken graag met je mee.
4. In Normity bestaat er een apart recht 'Inzien logbestanden'. Dit recht kun je toekennen aan specifieke gebruiken. Zij kunnen dan in het beheerdeel verschillende logs inzien, bijvoorbeeld de mailhistorie en de inloghistorie.
5. Ook mooi: bekijk je de logbestanden, dan wordt in Normity via een zogenaamde heatmap aangegeven op welke momenten er veel activiteit is geweest. De manier om snel inzicht te krijgen in gebruik of om te zien of er mogelijk ongeautoriseerde toegang is geweest.
6. Wees niet bescheiden met de beveiliging. Normity biedt verschillende mogelijkheden om in te loggen. Je kunt natuurlijk gewoon inloggen met gebruikersnaam en wachtwoord, maar tweefactor authenticatie en Single Sign-On is ook mogelijk!
7. Heb je vragen of opmerkingen, neem gerust contact op met ons of met één van onze partners. Wij horen altijd graag wat je vindt.
8. De medewerkers van Normity hebben standaard geen toegang tot de klantomgevingen. Privacy by default in werking! En zo hoort het ook. Wil je ons toch tijdelijk toegang geven, dan kun je dit zelf instellen (mits je daarvoor de rechten hebt).
9. Wist je dat Normity meerdere talen ondersteunt? Op dit moment ondersteunen wij Nederlands, Engels en Deens. Nieuwe talen kunnen eenvoudig worden toegevoegd. Ideaal wanneer je in een organisatie werkt waarin meerdere talen actief zijn.
10. Normity bevat de nodige terminologie. Geen wonder als je actief bent in de wereld van kwaliteit, normering, certificering en privacy. Wij hebben een aantal termen in Normity instelbaar gemaakt voor de klant. Woorden als bewijslast, incident en kans. Als je wilt kun je deze termen zelf instellen (mits je daarvoor de rechten hebt):
    • Klik in het linkermenu op 'Beheer'
    • Kies 'Instellingen'
    • Open het tabblad 'Termen'
    • Maak de gewenste wijzigingen
11. Je kunt op een paar plaatsen in Normity zelf een tekst plaatsen. Ideaal als je alle medewerkers toegang verleent tot Normity, bijvoorbeeld om incidenten te melden. Omdat deze medewerkers niet vaak in Normity werken, kun je hen ondersteunen met eigen teksten. Bijvoorbeeld met een korte uitleg van de verdere procedure binnen jouw organisatie. Als je wilt kun je deze teksten zelf instellen (mits je daarvoor de rechten hebt):
    • Klik in het linkermenu op 'Beheer'
    • Kies 'Instellingen'
    • Open het tabblad 'Teksten'
    • Maak de gewenste wijzigingen
12. Normity heeft badges. Leuk! Je verdient badges als je bepaalde taken in Normity uitvoert. Het is natuurlijk aan jou of dit wilt of niet. In je persoonlijke instellingen kun je dit aan- en uitzetten.
13. Wanneer je meerdere medewerkers dezelfde set met rechten wilt toekennen, kan dat een hoop klikwerk opleveren. Normity biedt daarvoor rechtenprofielen, waardoor je een set met rechten kunt opslaan (en toepassen) als rechtenprofiel.
14. Wil je graag normelementen toevoegen aan de bestaande normen, dan kan dit in Normity. Dit doe je als volgt:
    • Kies in het menu voor 'Beheer'
    • Klik op de tegel 'Normen'
15. Lees jouw normen eens door. Normelement voor normelement. Het doorlezen van normen werkt over het algemeen zeer verhelderend. Je ziet het grotere plaatje en het helpt je om meer grip te krijgen op de materie.
16. Wist je dat je eventueel de titels van normelementen zelf kunt aanpassen? Soms is dit handig, zeker als je meerdere normen hanteert met een soortgelijke norm opbouw. Dan kan het wel eens verwarrend zijn. Dit doe je als volgt:
    • Kies in het menu voor 'Beheer'
    • Klik op de tegel 'Normen'
17. Standaard hebben gebruikers toegang tot alle acties en taken, omdat die informatie voor iedereen relevant is. Je kunt de rechten van gebruikers beperken tot bepaalde mappen. Dit geldt standaard alleen voor documenten. Je kunt met een centrale instelling die beperking ook laten gelden voor acties en taken.
18. Bij het aanmaken van gebruikers kan het voorkomen dat je vergeet om de gebruiker rechten te geven. Het effect: de gebruiker kan niet inloggen. Dat is natuurlijk erg vervelend. Daarom zie je in het overzicht met gebruikers direct via een alert welke gebruikers nog geen rechten hebben. Er is ook een rapport beschikbaar die deze gebruikers toont.
19. Je kunt ook afbeeldingen toevoegen aan de zogenaamde 'rich text' velden. Je weet wel: die velden met zo'n balkje erboven met knoppen voor bijvoorbeeld het vet maken van teksten. Hiervoor gebruik je het knopje Afbeelding in het menu!
20. Wil je een bestaand datumveld leegmaken? Dat kan eenvoudig, maar je moet wel even weten hoe. Selecteer de complete datum uit het tekstveld en klik op delete. Het tekstveld is nu leeg. Klik nu op Escape om het veld te verlaten.
21. Heb je zo'n mooie fancy dropdown in beeld waarbinnen je meerdere items wilt selecteren? En geen zin om steeds opnieuw te klikken? Dat kan eenvoudig door de CTRL toets ingedrukt te houden bij het selecteren van de gewenste items!
22. Op zoek naar informatie over de verschillende releases van Normity? Wanneer je bent ingelogd vind je deze informatie rechts onderin, in de footer. Op onze website vind je ze hier: releases.
23. Door slim gebruik te maken van documentsjablonen kun je jezelf veel tijd besparen. Sjablonen zijn superhandig om bijvoorbeeld rapportages, beleid, procedures en andere documenten snel op te stellen. In het blogartikel over documentsjablonen lees je er alles over.
24. Bij vrijwel ieder item kun je vaststellen wie dit item kan bekijken. Rechtsboven in de menubalk vind je hiervoor steeds een knop. Klik erop en er verschijnt een popup met daarin een lijst van alle gebruikers die het betreffende item kunnen bekijken.
25. Wist je dat bijna overal in Normity handmatige regels kunt toevoegen aan het logboek? Bijvoorbeeld bij een actie, applicatie, risico, taak of incident. Handig om extra informatie toe te voegen die niet in een standaard veld past.
26. Je kunt bij veel stamtabellen een icoon selecteren uit een bibliotheek met iconen. Deze iconen worden dan getoond in overzichten en dropdowns. Zo kun je in één oogopslag zien welk item je zoekt.
27. Wist je dat in Normity iedere gebruiker een eigen kladblok heeft? Dit kladblok is alleen zichtbaar voor de gebruiker zelf. Handig om snel even iets op te schrijven. Je vindt het kladblok in de bovenbalk!
28. Normity kun je aanpassen naar eigen smaak. Dat is fijn, maar het betekent wel dat er nogal wat instellingen beschikbaar zijn, zeker de zogenaamde klantinstellingen. Gelukkig kun je daar tekstueel zoeken op de instellingen!
29. Je bepaalt zelf welke informatieblokken op je dashboard worden getoond. Deze blokken heten monitorblokken. Je kunt deze monitorblokken aan- en uitzetten door op 'Wijzig' te klikken bij het kopje 'Monitor'.

---

Zit je toch nog met vragen?

Heb je ondanks dit uitgebreide stappenplan toch nog vragen? Dan horen wij dat natuurlijk graag. Je kunt met ons contact opnemen via de reguliere kanalen, maar je kunt ook altijd rechtstreeks een vraag stellen via het vragenformulier in Normity. Doe hiervoor het volgende:

• Klik rechtsboven op het vraagteken
• Klik op de knop 'Stel een vraag'
• Vul het formulier in

Wij ontvangen dan vrijwel meteen een mailtje met jouw vraag, die wij kunnen oppakken. En mocht dat nodig zijn, dan kun je ook meteen één of meerdere documenten meesturen.