In Normity houd je complete personeelsdossiers bij: contract, functiebeschrijvingen, certificaten, opleidingen, beoordelingen en competenties op één plek. Handig voor organisaties met ISO 9001, HKZ of NEN 7510 waar personeelsgegevens geborgd moeten zijn. In dit artikel lees je hoe je een dossier opzet en wat je allemaal kunt vastleggen.
Normity is primair een platform voor kwaliteitsmanagement. Het bijhouden van personeelsdossiers kan daarvan een onderdeel zijn. Bijvoorbeeld wanneer je als kleine organisatie nog geen alternatief HRM systeem tot je beschikking hebt, of wanneer je de dossiers van ingehuurde medewerkers wilt bijhouden. Genoeg reden om eens stil te staan bij de opzet van een personeelsdossier in Normity. Enige voorwaarde is dat de medewerker als gebruiker in Normity is aangemeld.
Het opzetten van een personeelsdossier begint met het definiëren van de benodigde documenttypen. Dit zijn de typen documenten die je straks gaat onderscheiden in de personeelsdossiers. Voorbeelden daarvan zijn bijvoorbeeld VOG verklaringen, arbeidsovereenkomsten en formulieren rondom de indiensttreding van de medewerker. Geen nood: op ieder moment kun je deze typen aanpassen. Deze documenttypen beheer je als volgt:
Met de editor kunnen we nu het sjabloon onze eigen opmaak geven. Tabellen, vetgedrukt, inspring, afbeeldingen, alles is daarbij mogelijk. Zijn we tevreden over het sjabloon, dan klikken we op 'Opslaan'.
Heb je de documenttypen aangemaakt? Dan kun je direct documenten gaan koppelen aan individuele gebruikers. Dit doe je eveneens in het onderdeel gebruikerbeheer, en wel op de volgende plek:
Je kunt hier kiezen voor het koppelen van bestaande documenten, of een nieuw document toevoegen. Bij ieder document kun je vervolgens aangeven welk documenttype het document is.
Voor de rest werkt alles hetzelfde als bij andere documenten. Je kunt dus gewoon de documenten koppelen aan andere items in jouw Normity omgeving, je kunt nieuwe versies uploaden etc.
Heb je documenten gekoppeld aan een gebruiker? Dan kan de bijbehorende gebruiker deze vanzelfsprekend ook bekijken en eventueel downloaden. De gebruiker ziet deze documenten in zijn personeelsdossier. Deze is beschikbaar via de volgende route: