Normity

Document management is het systematisch opslaan, beheren, versioneren en archiveren van documenten binnen een organisatie. Voor managementsystemen gaat het specifiek om beheerste documentatie: beleidsstukken, procedures, werkinstructies, formulieren en verslagen. ISO-normen eisen dat deze documenten actueel, toegankelijk en traceerbaar zijn.

Alle ISO-managementnormen (9001, 14001, 27001, 45001) stellen eisen aan 'beheerste informatie' (documented information). Documenten moeten geautoriseerd, actueel, toegankelijk voor wie ze nodig heeft en beschermd tegen ongeautoriseerde wijzigingen. Een document management-systeem maakt dit aantoonbaar.

Versiebeheer is de systematische registratie van wijzigingen aan documenten: wie heeft wat gewijzigd, wanneer, met welke reden, en wat is de laatste goedgekeurde versie. Zonder versiebeheer ontstaat onduidelijkheid — medewerkers werken met oude versies, auditoren vinden tegenstrijdigheden.

Documentbeheer is smaller: het dagelijks opslaan, terugvinden en uitgeven van documenten. Document management is breder: beleid, processen, rollen en tools samen — inclusief versiebeheer, toegangsrechten, archivering en retentie. In ISO-context gebruiken we meestal 'beheerste informatie' als overkoepelend begrip.

Bewaartermijnen verschillen per documenttype en wettelijk kader. Financiële documenten: 7 jaar (Belastingdienst). Personeelsdossiers: 5 tot 7 jaar na uitdiensttreding. ISO-auditrecords: typisch 3 tot 5 jaar. Voor zorgdossiers geldt 20 jaar (Wgbo), voor politiegegevens deels 20 jaar (Wpg). Stel bewaartermijnen per categorie vast.

Een DMS (Document Management System) is software voor het centraal opslaan, beheren en delen van documenten — met versiebeheer, autorisaties, workflows voor goedkeuring en integratie met andere tools. Bekende DMS'en zijn SharePoint, M-Files, OpenText en Alfresco. Normity bevat een ingebouwde DMS voor managementsysteem-documenten.

Een DMS beheert actieve documenten: werken-in-uitvoering. Een records management-systeem beheert afgeronde, officiële documenten (records) voor archivering en compliance — vaak met strengere eisen aan onveranderlijkheid. Voor juridisch relevante zaken (contracten, besluiten) zijn records-eisen zwaarder.

Nee — digitale archivering voldoet, mits aan eisen van authenticiteit, integriteit en toegankelijkheid is voldaan. Voor overheden gelden Archiefwet-eisen (Duurzame Toegankelijkheid). Een kwalitatief DMS met goede back-ups, audit-trails en gecontroleerde toegang is vaak robuuster dan een papieren archief.