Normity

Een interne audit is een onafhankelijk onderzoek binnen de eigen organisatie naar hoe goed een managementsysteem functioneert. Interne audits zijn verplicht onder ISO 9001, ISO 27001, ISO 14001 en andere ISO-normen. Ze vormen de belangrijkste bron van zelfkennis voor een organisatie.

Minimaal één keer per jaar moet elke scope van het managementsysteem worden geaudit, volgens een auditprogramma. Grotere organisaties spreiden audits over het jaar per proces of afdeling. Kritieke of risicovolle processen worden vaker geaudit. De volledige scope moet minimaal één keer per drie jaar zijn geaudit.

Iedere medewerker met voldoende competentie kan interne auditor zijn, mits onafhankelijk van het geauditte werk. Een auditor mag niet zijn eigen werk of eigen team controleren. Veel organisaties laten medewerkers uit afdeling A audits doen in afdeling B en vice versa. Voor complexe audits helpt externe ondersteuning of opleiding.

Interne audits worden uitgevoerd door of namens de organisatie zelf — gericht op eigen verbetering. Externe audits (certificeringsaudits) worden uitgevoerd door een onafhankelijke certificerende instelling — gericht op het toetsen tegen normen en het verstrekken van een certificaat. Interne audits zijn doorgaans kritischer; externe auditoren hebben minder tijd.

Begin met een auditprogramma: welke processen, wanneer, door wie. Per audit: scope vaststellen, documentatie bestuderen, checklist opstellen, interviews inplannen, openingsgesprek houden, onderzoek uitvoeren, afsluitgesprek houden en rapport schrijven. Reken op één tot vijf dagen per audit, afhankelijk van omvang.

Een auditrapport bevat: scope en criteria, auditdatum en -team, positieve bevindingen, tekortkomingen (onderscheid major/minor), aanbevelingen, conclusie over effectiviteit en afspraken over vervolgacties. Rapporten zijn bondig en feitelijk — geen mening, wel onderbouwing. Rapporten worden besproken in de managementreview.

Een audit-checklist is een lijst met vragen en criteria die de auditor tijdens de audit afloopt, op basis van de norm en procesdocumentatie. Een checklist zorgt voor systematiek en vergelijkbaarheid. Moderne tools zoals Normity genereren checklists automatisch op basis van gekozen normen en scope.

Interne audits zinvol maken vraagt om een kritische auditcultuur: auditoren mogen kritiek leveren zonder politieke gevolgen, managers nemen bevindingen serieus en verbeteracties worden gevolgd. Audits die alleen checkboxes afvinken zijn verspilling van tijd. De kwaliteit van interne audits bepaalt of je managementsysteem écht werkt.