Normity

Overstappen verwijst doorgaans naar de overstap van een bestaand managementsysteem (papier, Excel/Word, andere software) naar een nieuwe digitale omgeving zoals Normity. Ook de overstap naar een nieuwe certificerende instelling of een andere normversie valt onder overstappen.

Excel is flexibel, maar heeft grote beperkingen: versiebeheer, autorisaties, integratie tussen onderdelen en audit-trail. Bij grotere organisaties of meerdere normen wordt Excel onwerkbaar. Dedicated software biedt beheer, dashboards, automatisering en gebruikersvriendelijkheid — essentieel als een managementsysteem volwassen wordt.

Een typische overstap duurt twee tot zes maanden en omvat: inventarisatie van bestaande documenten en structuren, import of migratie, inrichting per norm, opleiding van medewerkers, parallel gebruik en tenslotte een cut-over datum. Normity ondersteunt migratie vanuit veelvoorkomende bronnen.

Niets — een bestaand certificaat blijft geldig zolang het onderliggende managementsysteem blijft werken. Een softwareoverstap is een hulpmiddel, niet het managementsysteem zelf. Wel is het verstandig de certificerende instelling te informeren, zodat zij weten dat documenten in een nieuwe omgeving zitten.

Ja, dat kan. Veel organisaties stappen over tussen twee audits in. Idealiter zorg je dat de migratie minimaal zes weken vóór een audit is afgerond, zodat er tijd is om te wennen en audit-trail te genereren. Tussentijdse audits worden meestal goed ontvangen als de overstap zorgvuldig is uitgevoerd.

Overstappen naar een andere certificerende instelling mag op elk moment. De nieuwe instelling neemt meestal de resterende looptijd over van het oude certificaat, tenzij er majors openstaan. Redenen om te wisselen: betere service, lagere kosten, meer sector-ervaring of onenigheid met de huidige auditor. Vraag altijd meerdere offertes.

Door een goede export-strategie vanuit de oude omgeving en een plan voor validatie in de nieuwe. Exporteer alle kerngegevens (documenten, risico's, maatregelen, auditrapporten, incidenten) in een machineleesbaar formaat (Excel, CSV, XML). Test steekproefsgewijs na import. Bewaar een back-up van de oude omgeving gedurende minstens een jaar.

Een overstap tussen normversies vraagt om een gap-analyse op de wijzigingen, aanpassing van beleid en documentatie, en een formele transition audit. Voor ISO 27001:2013 → 27001:2022 moesten organisaties uiterlijk oktober 2025 over zijn. Software zoals Normity ondersteunt overgangen met mapping tussen versies.