Taken in Normity helpen je periodieke activiteiten planmatig op te volgen: van maandelijkse controles tot jaarlijkse reviews, met duidelijke verantwoordelijken, deadlines en automatische herinneringen. In dit artikel zie je hoe je taken aanmaakt, toewijst en koppelt aan processen, normelementen of maatregelen binnen je kwaliteitsmanagementsysteem.
Je werkt waarschijnlijk al enige tijd met Normity. En inmiddels heb je al een mooie verzameling aan taken aan Normity toegevoegd. Denk aan de interne audit, periodieke inspecties, onderhoudswerkzaamheden en nog veel meer. Dan loop je op een gegeven moment tegen de vraag aan: hoe kan ik het snelst zo'n taak herplannen? We lopen er samen met jou doorheen!
Er kunnen allerlei redenen zijn om taken te willen herplannen. Misschien is er een wijziging in de planning van je organisatie, of zijn er onverwachte omstandigheden die een aanpassing vereisen. Misschien wil je een taak op een ander moment uitvoeren, vaker of juist minder vaak. Wat de reden ook is, Normity biedt je de flexibiliteit om taken eenvoudig te herplannen zodat ze beter aansluiten bij je huidige behoeften. Je hebt daarbij een paar opties, die we stuk voor stuk met je doornemen. Achtereenvolgens:
In het tabblad 'Beheer' bij een taak zie je een overzicht met alle geplande moment voor die taak. Met de knoppen Vorige en Volgende navigeer je door de verschillende jaren met momenten. Wil je herplannen, dan kun je dit eenvoudig hier doen. Je klikt op het plusje om een moment toe te voegen. Dat is alles!
Wil je juist een moment (of een paar momenten) verwijderen, dan kun je op het tabblad Momenten het moment openen en deze de status Geannuleerd geven.
Wil je ineens meerdere zaken aanpassen, dan is de beheerfunctie een handige optie. Ga hiervoor bij de taak opnieuw naar het tabblad 'Beheer'. Onderaan deze pagina vind je de beheerfuncties. Je kunt daar snel meerdere momenten verplaatsen of juist verwijderen.
Wil je ineens meerdere momenten verplaatsen, dan is het goed om je te realiseren dat je momenten alleen naar achteren kunt plaatsen. Dus bijvoorbeeld 1, 2 of meer maanden later. Dit is met andere woorden ideaal als je hebt besloten om een taak vanaf een bepaald moment een of meerdere maanden later uit te gaan voeren.
Wil je juist een taak naar voren brengen, dan kan dat natuurlijk ook. Stel dat je een taak vanaf vandaag 3 maanden eerder wilt uitvoeren. Verplaats dan ineens alle momenten 9 maanden naar achteren. Vervolgens voeg je handmatig een nieuw moment toe op de gewenste datum (zoals hierboven bij optie 1 is beschreven)!
Wil je juist meerdere momenten verwijderen, dan doe je hetzelfde, maar dan via het blokje 'Verwijderen'. Normity verwijdert vanzelfsprekend alleen de momenten die nog niet de status 'Klaar' hebben.
Je kunt vanzelfsprekend ook de huidige taak afsluiten en een nieuwe taak aanmaken met de gewenste nieuwe planning. In Normity is dat eenvoudiger dan je misschien denkt! Dit doe je door de volgende stappen te doorlopen:
Als de vorige taak al momenten had die de status 'Klaar' hebben, dan blijf je die natuurlijk gewoon terugzien in je taakoverzicht (tenzij je de zichtbaarheid hebt uitgezet). De nieuwe taak is daarnaast ook gewoon zichtbaar.